En application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dite Loi Informatique et Liberté ("LIL") modifiée en 2004 puis remplacée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, et du Règlement Général sur la Protection des Données à caractère personnel applicable depuis le 25 mai 2018 (RGPD), le GIP FORMAVIE s’engage à assurer la protection des données à caractère personnel des candidats traitées dans le cadre de sa procédure de recrutement.
Catégorie de données concernées
Les données à caractère personnel du candidat seront enregistrées par le GIP FORMAVIE, agissant en tant que Responsable du traitement « gestion des recrutements ». Le GIP FORMAVIE s’engage à ne traiter que les données du candidat strictement nécessaires à l’appréciation de ses capacités à occuper l’emploi proposé ou à mesurer ses aptitudes professionnelles.
A cette fin, il sera demandé au candidat, des données relatives aux diplômes obtenus, à ses expériences professionnelles, à ses compétences et aptitudes professionnelles en lien avec le poste proposé. Des données rendant possible l’identification du candidat seront également traitées par le GIP FORMAVIE (notamment : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, photo, etc.). Plus largement, seront traitées les données transmises par le candidat et contenues dans les différents supports collectés par le GIP FORMAVIE (Curriculum Vitae et Lettres de motivation par exemple).
La non-fourniture de ces données rendra impossible sa participation au processus de recrutement.
Finalités du traitement de données
Les catégories de données personnelles susnommées sont collectées et traitées par le GIP FORMAVIE pour les finalités suivantes :
- Réception et analyse des candidatures (spontanées, ou par le biais d’organismes externes tels que des plateformes de Joboarding) ;
- Constitution de la CV thèque et création des fiches candidats ;
- Présélection des candidats et prise de contact ;
- Gestion des entretiens d’embauche ;
- Formalisation des échanges avec les anciens employeurs selon les cas ;
- Validation de l’embauche ;
- Transmission des candidatures vers d’autres structures du réseau de l’Éducation Nationale le cas échéant, sous réserve du consentement du candidat concerné.
Les finalités du traitement de données à caractère personnel susnommées sont ainsi nécessaires aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le GIP FORMAVIE dans le cadre de son processus de recrutement, ou pourront être, le cas échéant, nécessaires à l’exécution de mesures précontractuelles entre le GIP FORMAVIE et le candidat retenu. Dans ce cas, il sera demandé au candidat des informations et justificatifs nécessaires à l’accomplissement des formalités obligatoires, conditionnant la conclusion du contrat de travail entre les deux parties.
Durée de conservation des données :
Les données sont conservées en base active pendant la durée nécessaire à l’aboutissement du processus de recrutement.
Sauf avis contraire de la part du candidat, le GIP FORMAVIE sera susceptible de conserver dans sa base de données (pour une durée maximale de deux années) l’ensemble des éléments transmis par ledit candidat afin de lui faire part d’opportunités futures susceptibles de l’intéresser et de correspondre à son profil.
Les données concernant les candidats retenus seront intégrées dans leur dossier administratif et seront conservées pendant la durée de conservation applicable à celui-ci (soit jusqu’à cinq ans après la fin de la relation de travail).
Destinataires des données :
Le dossier du candidat est traité de manière confidentielle. Seuls ont accès aux données à caractère personnel y figurant le personnel habilité en interne (Responsable des ressources humaines, Direction et responsables de service concernés par le poste visé).
En cas d’issue positive au processus de recrutement, le service des ressources humaines sera amené à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de l’embauche définitive du candidat (notamment assurance-chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle). Le candidat, requalifié de salarié, sera exhaustivement informé des différentes opérations de traitements de données effectués par le GIP FORMAVIE dans le cadre et au sein de son contrat de travail.
Droits des candidats et modalités d’exercice :
Conformément aux dispositions prévues par le RGPD et la Loi Informatique et Libertés, le candidat bénéficie d’un droit d’accès aux données personnelles le concernant, d’un droit de rectification et d’effacement de ses données, d’un droit d’opposition et d’un droit à la limitation du traitement de ses données, et le cas échéant, d’un droit à la portabilité de ses données.
Cette demande peut être effectuée :
- En contactant directement le Délégué à la protection des données du GIP FORMAVIE à l’adresse suivante : dpo.gip@ac-montpellier.fr ou par téléphone au 04.94.80.88.22.
- En se rendant sur le module de gestion des droits du GIPFORMAVIE « gestion de vos droits ».
Si le candidat estime, après avoir contacté le GIP FORMAVIE et/ou son Délégué à la protection des données, que ses droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, il peut adresser une réclamation à la CNIL.
Procédures RGPD :
Le GIP FORMAVIE s’engage à mettre en place l’ensemble des procédures permettant le respect des textes réglementant la protection des données à caractère personnel. Il s’engage à traiter efficacement les demandes d’exercice de droit des personnes concernées, et à notifier à l’Autorité de contrôle, le cas échéant, toute violation d’une ou plusieurs données après avoir effectué une analyse des risques précise de l’incident, dans les plus brefs délais ou au plus tard dans les 72 heures suivant la découverte de l’incident, selon les préconisations de la CNIL.
Pour éviter de tels incidents, ou du moins en limiter la portée de la manière la plus efficace possible, le GIP FORMAVIE s’engage à prendre tous les mesures techniques et organisationnelles afin de sécuriser au mieux le traitement des données à caractère personnel dont il a la charge, et en assurer la confidentialité.
Mise à jour : mars 2024
